Meldestelle lt. HinSchG

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Implementation of the Whistleblower Protection Act (HinSchG) - meldestelle@fluxana.de

Compliance with legal regulations, internal rules, and the principles of our code of conduct is a top priority at FLUXANA. The success of our company is based on personal conviction and compliance with rules. In order to live up to this claim, it is important to learn about possible misconduct by our own employees or those of our suppliers and to prevent it. The complaint and reporting procedure is accessible to everyone. Both employees and individuals and organizations outside FLUXANA can report complaints and concerns.

An important pillar of our whistleblower system is the principle of fair procedure. It guarantees the greatest possible protection for whistleblowers, affected parties, and employees who participate in investigating the reported misconduct. Discrimination against whistleblowers and all persons contributing to investigations will not be tolerated. Those affected are presumed innocent until the violation is proven. Investigations are conducted with the utmost confidentiality. The information is processed in a fair and protected procedure.

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Grafik zeigt drei Symbole zu den Punkten Schutz, Fairness und Vertrauen

Does FLUXANA have a company-wide procedure?

Ja. FLUXANA betreibt einen unternehmensweiten, öffentlich zugänglichen Meldekanal meldestelle (at) fluxana.de. Alle Beschwerden und Meldungen von Mitarbeitenden oder Dritten werden gleichbehandelt — soweit dies rechtlich erlaubt ist.

Upon request, we will be happy to send you our internal procedural instructions (FXVA-0016).

Who can submit complaints and reports?

Anyone. Anyone can use the complaint and reporting procedure. Both employees and organizations outside FLUXANA can report their complaints and concerns to meldestelle(at)fluxana.de.

Wat kan ik melden?

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Tabelle, die aufzeigt was man melden kann: HinSchG, #metoo, LkSG, AGG, Interne Richtlinien

Any suspicion of an actual or potential violation of laws or internal regulations—including those relating to human rights and environmental risks or obligations. The suspicion may relate to individual FLUXANA employees or be connected to a FLUXANA business or a FLUXANA supplier. Please only submit complaints or reports if you are convinced of their accuracy.

How can I submit complaints and reports?

Via email at meldestelle@fluxana.de. If you would prefer to contact someone at FLUXANA directly, please feel free to speak to our reporting officer. If you wish to submit materials such as photos and documents, you will receive a secure LINK so that you can send the materials accordingly.

Who will handle my complaint or report?

The reporting office representative and all employees assigned by the reporting office. All employees are impartial, subject to a special duty of confidentiality, and have participated in officially recognized training.

Will my identity be kept confidential?

Yes. All complaints and reports will, of course, be treated confidentially. It is particularly important to FLUXANA to treat your concerns confidentially, and we will protect you as the reporting party! Confidential data may only be disclosed with your consent or if this is necessary and legally permissible.

Will I be notified that my complaint or report is being processed?

Yes. The person reporting the incident will immediately receive an electronic confirmation of receipt from meldestelle(at)fluxana.de and, within 72 hours at the latest, a confirmation of receipt from the reporting office representative.

Are all complaints and reports processed?

Yes. We take every complaint and report we receive seriously. The reporting office checks whether the complaint or report contains sufficient information to conduct a further investigation. If the reporting office requires further information, it will contact you.

What happens to my complaint or report once it has been reviewed?

Es kommt darauf an: Sobald die Beschwerde oder Meldung geprüft wurde, kann die Meldestelle den Vand (ohne Nennung des Hinweisgebenden) an eine andere zuständige Fachabteilung im Unternehmen zur Bearbeitung und Sachaufklärung oder an eine zuständige Behörde weiterde leiten. Die Meldestelle kann die Beschwerde oder Meldung auch selbst bearbeiten. Sofern eine interne Untersuchung erforderlich ist, leitet die Meldestellenbeauftragte diese in die Wege. Alle Mitarbeitenden sind unparteiisch und unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht. Während der Untersuchung sichtet die Meldestelle alle relevante Dokumente, spricht mit Zeuginnen und Zeugen sowie Betroffenen und analysiert - falls notwendig - elektronische Daten. Am Ende der Sachaufklärung werden die Ergebnisse in einem Bericht zusammengefasst und an die interne Abteilung geschickt, die diese Information benötigt. Zu den möglichen Ergebnissen der Sachaufklärung zählen Empfehlungen zu Disziplinarmaßnahmen (wie etwa Abmahnung, Versetzung, Kündigung) oder zu anderen Abhilfemaßnahmen etwa im Risikomanagement oder in anderen internen Prozessen. Sofern es uns möglich und rechtlich erlaubt ist, werden wir Sie innerhalb von drei Monaten über ergriffene Maßnahmen informieren - auch, wenn die Sachaufklärung bis dahin noch nicht abgeschlossen sein sollte.

Waar is Vorgaben zur Sachaufklärung?

Yes. All fact-finders must adhere to certain rules of conduct, such as:
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The person making the report must be protected! Neither their name nor any details from the report may be disclosed without good reason and/or without permission.
Any investigation must be conducted fairly, objectively, without prejudice, and with respect.
Those affected by the complaint or report have the right to be heard.
Data and information must be treated confidentially.
As soon as an investigator notices that it is difficult for them to conduct the investigation objectively for personal reasons, they must report this conflict of interest. The investigating department will then transfer the case to another investigator.

Am I protected as a whistleblower?

Ja. FLUXANA tolereert kleine vergeltungsmaßnahmen! Personen, die in gutem Glauben Beschwerden oder Meldungen einreichen, werden dafür nicht bestraft. Wenn Sie glauben, dass gegen Sie oder andere Personen Vergeltungsmaßnahmen ergriffen wurden oder dass Sie oder diese wegen Personen der Einreichung einer Beschwerde in irgendeiner Weise benachteiligt wurden, informeren Sie uns bitte unverzüglich meldestelle (at) fluxana.de. Allen plausiblen Behauptungen einer Benachteiligung gehen wir nach.