Meldestelle lt. HinSchG

Mise en œuvre de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte(HinschG) - meldestelle

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Le principe d'une procédure équitable est un pilier important de notre système d'alerte. Il garantit la meilleure protection possible aux lanceurs d'alerte, aux personnes concernées et aux employés qui participent à la clarification des comportements répréhensibles signalés. Aucune discrimination à l'encontre des lanceurs d'alerte et de toutes les personnes qui contribuent aux enquêtes ne sera tolérée. Les personnes concernées sont présumées innocentes jusqu'à ce que l'infraction soit prouvée. Les enquêtes sont menées dans la plus stricte confidentialité. Les informations sont traitées dans le cadre d'une procédure équitable et sécurisée.

Grafik zeigt drei Symbole zu den Punkten Schutz, Fairness und Vertrauen

FLUXANA dispose-t-elle d'une procédure à l'échelle de l'entreprise ?

Oui. FLUXANA dispose d'un canal de signalement accessible à tous les employés de l'entreprise : meldestelle(at)fluxana.de. Toutes les plaintes et tous les signalements émanant d'employés ou de tiers sont traités de manière égale, dans la mesure où la loi le permet.
Sur demande, nous vous enverrons volontiers notre procédure interne (FXVA-0016).

Qui peut déposer des plaintes et des signalements ?

Tout le monde. La procédure de plainte et de signalement est accessible à tous. Les collaborateurs et les organisations extérieurs à FLUXANA peuvent également signaler leurs plaintes et leurs remarques à l'adresse meldestelle(at)fluxana.de.

Que puis-je signaler ?

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Tabelle, die aufzeigt was man melden kann: HinSchG, #metoo, LkSG, AGG, Interne Richtlinien

Tout soupçon d'infraction réelle ou potentielle à la législation ou aux règles internes, y compris en matière de droits de l'homme et de risques ou obligations environnementaux. Le soupçon peut concerner soit des collaborateurs individuels de FLUXANA, soit une activité commerciale de FLUXANA ou un fournisseur de FLUXANA. Veuillez ne déposer des plaintes ou des signalements que si vous êtes convaincu de leur véracité.

Comment puis-je déposer une plainte ou faire un signalement ?

Par e-mail à l'adresse meldestelle@fluxana.de. Si vous préférez contacter directement quelqu'un chez FLUXANA, n'hésitez pas à vous adresser à notre responsable du service de signalement. Si vous souhaitez envoyer des documents, tels que des photos et des fichiers, vous recevrez un LIEN sécurisé afin de pouvoir les envoyer en toute sécurité.

Qui traite ma réclamation ou mon signalement ?

La responsable du service de signalement et tous les collaborateurs mandatés par celui-ci. Tous les collaborateurs sont impartiaux, soumis à une obligation de confidentialité particulière et ont suivi une formation officiellement reconnue.

Mon identité sera-t-elle traitée de manière confidentielle ?

Oui. Toutes les plaintes et tous les signalements sont bien sûr traités de manière confidentielle. Pour FLUXANA, il est particulièrement important de traiter votre demande de manière confidentielle, et nous vous protégeons en tant que lanceur d'alerte ! Les données confidentielles ne peuvent être transmises qu'avec votre consentement ou si cela est nécessaire et légalement autorisé.

Serai-je informé du traitement de ma plainte ou de mon signalement ?

Oui. La personne ayant signalé le cas reçoit immédiatement un accusé de réception électronique de la part de meldestelle (at) fluxana.de et, au plus tard dans les 72 heures, un accusé de réception de la part du responsable du bureau de signalement.

Toutes les plaintes et tous les signalements sont-ils traités ?

Oui. Nous prenons au sérieux chaque plainte et chaque signalement qui nous parvient. Le service chargé des signalements vérifie si la plainte ou le signalement contient suffisamment d'informations pour mener une enquête plus approfondie. Si le service chargé des signalements a besoin d'informations supplémentaires, il vous contactera.

Que devient ma plainte ou mon signalement une fois qu'il a été examiné ?

Ce qui importe : dès que la plainte ou le signalement a été examiné, le service de signalement peut transmettre le dossier (sans mentionner le nom du lanceur d'alerte) à un autre service compétent de l'entreprise pour traitement et clarification des faits, ou à une autorité compétente. Le service de signalement peut également traiter lui-même la plainte ou le signalement. Si une enquête interne s'avère nécessaire, le responsable du service de signalement la met en œuvre. Tous les collaborateurs sont impartiaux et soumis à une obligation de confidentialité particulière. Pendant l'enquête, le service de signalement examine tous les documents pertinents, s'entretient avec les témoins et les personnes concernées et analyse, si nécessaire, les données électroniques. À l'issue de l'enquête, les résultats sont résumés dans un rapport et envoyés au service interne qui a besoin de ces informations. Les résultats possibles de l'enquête comprennent des recommandations de mesures disciplinaires (telles que des avertissements, des mutations, des licenciements) ou d'autres mesures correctives, par exemple dans le domaine de la gestion des risques ou d'autres processus internes. Dans la mesure où cela nous est possible et légalement autorisé, nous vous informerons dans un délai de trois mois des mesures prises, même si l'enquête n'est pas encore terminée à ce moment-là.

Existe-t-il des directives concernant l'établissement des faits ?

Oui. Tous les enquêteurs doivent respecter certaines règles de conduite, telles que :
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La personne qui effectue le signalement doit être protégée ! Ni son nom ni les détails du signalement ne doivent être divulgués sans raison et/ou sans autorisation.
Toute enquête doit être menée de manière équitable, objective, sans préjugés et dans le respect.
Les personnes concernées par la plainte ou la notification ont le droit d'être entendues.
Les données et informations doivent être traitées de manière confidentielle.
Dès qu'un enquêteur constate que, pour des raisons personnelles, il lui est difficile de mener l'enquête de manière objective, il doit signaler ce conflit d'intérêts. Le service chargé de l'enquête confiera alors le dossier à un autre enquêteur.

Suis-je protégé en tant que dénonciateur ?

Oui. FLUXANA ne tolère aucune forme de représailles ! Les personnes qui déposent des plaintes ou des signalements de bonne foi ne seront pas sanctionnées. Si vous pensez que des mesures de représailles ont été prises à votre encontre ou à l'encontre d'autres personnes, ou que vous ou ces personnes avez subi un préjudice quelconque en raison du dépôt d'une plainte, veuillez nous en informer immédiatement à l'adresse meldestelle(at)fluxana.de. Nous examinons toutes les allégations plausibles de préjudice.