Meldestelle lt. HinSchG

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Umsetzung des Whistleblower-Schutzgesetzes (HinSchG) - meldestelle@fluxana.de

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln und der Grundsätze unseres Verhaltenskodex hat bei FLUXANA oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf persönlicher Überzeugung und der Einhaltung von Regeln. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, sich über mögliches Fehlverhalten unserer eigenen Mitarbeiter oder der unserer Lieferanten zu informieren und diesem vorzubeugen. Das Beschwerde- und Meldeverfahren ist für jeden zugänglich. Sowohl Mitarbeiter als auch Einzelpersonen und Organisationen außerhalb von FLUXANA können Beschwerden und Bedenken melden.

Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber, Betroffene und Mitarbeiter, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens beteiligt sind. Die Diskriminierung von Whistleblowern und allen Personen, die an Ermittlungen mitwirken, wird nicht toleriert. Für die Betroffenen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß bewiesen ist. Die Ermittlungen werden mit größter Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen und geschützten Verfahren verarbeitet.

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Grafik zeigt drei Symbole zu den Punkten Schutz, Fairness und Vertrauen

Hat FLUXANA ein unternehmensweites Verfahren?

Ja. FLUXANA betreibt einen unternehmensweiten, öffentlich zugänglichen Berichtskanal unter meldestelle (at) fluxana.de. Alle Beschwerden und Meldungen von Mitarbeitern oder Dritten werden, soweit gesetzlich zulässig, gleich behandelt.

Auf Anfrage senden wir Ihnen gerne unsere interne Verfahrensanleitung (FXVA-0016) zu.

Wer kann Beschwerden und Berichte einreichen?

Irgendjemand. Jeder kann das Beschwerde- und Meldeverfahren nutzen. Sowohl Mitarbeiter als auch Organisationen außerhalb von FLUXANA können ihre Beschwerden und Bedenken an meldestelle (at) fluxana.de melden.

Was kann ich melden?

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Tabelle, die aufzeigt was man melden kann: HinSchG, #metoo, LkSG, AGG, Interne Richtlinien

Jeder Verdacht einer tatsächlichen oder potenziellen Verletzung von Gesetzen oder internen Vorschriften — einschließlich solcher, die sich auf Menschenrechte und Umweltrisiken oder -pflichten beziehen. Der Verdacht kann sich auf einzelne FLUXANA-Mitarbeiter beziehen oder mit einem FLUXANA-Unternehmen oder einem FLUXANA-Lieferanten zusammenhängen. Bitte reichen Sie Beschwerden oder Berichte nur ein, wenn Sie von deren Richtigkeit überzeugt sind.

Wie kann ich Beschwerden und Berichte einreichen?

Per E-Mail an meldestelle@fluxana.de. Wenn Sie es vorziehen, jemanden bei FLUXANA direkt zu kontaktieren, sprechen Sie bitte mit unserem Berichtsbeauftragten. Wenn Sie Materialien wie Fotos und Dokumente einreichen möchten, erhalten Sie einen sicheren LINK, über den Sie die Materialien entsprechend versenden können.

Wer bearbeitet meine Beschwerde oder meinen Bericht?

Der Vertreter der Meldestelle und alle von der Meldestelle beauftragten Mitarbeiter. Alle Mitarbeiter sind unparteiisch, unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht und haben an behördlich anerkannten Schulungen teilgenommen.

Wird meine Identität vertraulich behandelt?

Ja. Alle Beschwerden und Berichte werden selbstverständlich vertraulich behandelt. FLUXANA ist es besonders wichtig, Ihr Anliegen vertraulich zu behandeln, und wir schützen Sie als Meldeperson! Vertrauliche Daten dürfen nur mit Ihrer Einwilligung weitergegeben werden oder wenn dies erforderlich und gesetzlich zulässig ist.

Werde ich darüber informiert, dass meine Beschwerde oder mein Bericht bearbeitet wird?

Ja. Die Person, die den Vorfall meldet, erhält umgehend eine elektronische Eingangsbestätigung von meldestelle (at) fluxana.de und spätestens innerhalb von 72 Stunden eine Eingangsbestätigung vom Vertreter der Meldestelle.

Werden alle Beschwerden und Berichte bearbeitet?

Ja. Wir nehmen jede Beschwerde und jeden Bericht, den wir erhalten, ernst. Die Meldestelle prüft, ob die Beschwerde oder der Bericht genügend Informationen enthält, um eine weitere Untersuchung durchzuführen. Wenn die Meldestelle weitere Informationen benötigt, wird sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Was passiert mit meiner Beschwerde oder meinem Bericht, nachdem er geprüft wurde?

Das kommt darauf an: Sobald die Beschwerde oder der Bericht geprüft wurde, kann die Meldestelle den Fall (ohne den Hinweisgeber zu benennen) zur Bearbeitung und Untersuchung an eine andere zuständige Abteilung innerhalb des Unternehmens oder an eine zuständige Behörde weiterleiten. Die Meldestelle kann die Beschwerde auch selbst bearbeiten oder melden. Ist eine interne Untersuchung erforderlich, leitet der Vertreter der Meldestelle diese ein. Alle Mitarbeiter sind unparteiisch und unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht. Während der Untersuchung prüft die Meldestelle alle relevanten Dokumente, spricht mit Zeugen und Betroffenen und analysiert gegebenenfalls elektronische Daten. Am Ende der Untersuchung werden die Ergebnisse in einem Bericht zusammengefasst und an die interne Abteilung gesendet, die diese Informationen benötigt. Zu den möglichen Ergebnissen der Untersuchung gehören Empfehlungen für disziplinarische Maßnahmen (wie Verwarnungen, Versetzungen oder Kündigung) oder andere Abhilfemaßnahmen, beispielsweise im Risikomanagement oder in anderen internen Prozessen. Sofern möglich und rechtlich zulässig, werden wir Sie innerhalb von drei Monaten über die ergriffenen Maßnahmen informieren, auch wenn die Untersuchung bis dahin noch nicht abgeschlossen ist.

Gibt es Richtlinien für die Untersuchung der Fakten?

Ja. Alle Faktenfinder müssen sich an bestimmte Verhaltensregeln halten, wie zum Beispiel:
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Die Person, die den Bericht erstattet, muss geschützt werden! Weder ihr Name noch Einzelheiten aus dem Bericht dürfen ohne triftigen Grund und/oder ohne Genehmigung veröffentlicht werden.
Jede Untersuchung muss fair, objektiv, ohne Vorurteile und mit Respekt durchgeführt werden.
Die von der Beschwerde oder dem Bericht Betroffenen haben das Recht, gehört zu werden.
Daten und Informationen müssen vertraulich behandelt werden.
Sobald ein Ermittler feststellt, dass es für ihn aus persönlichen Gründen schwierig ist, die Untersuchung objektiv durchzuführen, muss er diesen Interessenkonflikt melden. Die Ermittlungsabteilung leitet den Fall dann an einen anderen Ermittler weiter.

Bin ich als Whistleblower geschützt?

Ja. FLUXANA toleriert keine Vergeltungsmaßnahmen! Personen, die in gutem Glauben Beschwerden oder Berichte einreichen, werden dafür nicht bestraft. Wenn Sie glauben, dass Vergeltungsmaßnahmen gegen Sie oder andere ergriffen wurden oder dass Sie oder diese Personen aufgrund der Einreichung einer Beschwerde in irgendeiner Weise benachteiligt wurden, informieren Sie uns bitte umgehend unter meldestelle (at) fluxana.de. Wir werden allen plausiblen Diskriminierungsvorwürfen nachgehen.